Samen een krachtige informatiehuishouding realiseren. Dat is Doxis.

Wij ondersteunen organisaties bij het bepalen van de ‘informatie-stip op de horizon’ en de route daarnaartoe. De taken van overheidsorganisaties en de manier waarop die taken worden uitgevoerd veranderen door de jaren heen. Nieuwe taken komen erbij, oude komen te vervallen, samenwerkingsverbanden ontstaan en gaan. Informatiemanagement en -beheer moeten daarin mee ontwikkelen en de digitale transitie ondersteunen. Wij kunnen helpen met verschillende acties in deze context, zoals het opstellen van een strategisch informatiebeheerplan, het vormgeven van een programma ‘informatie op orde’ of de herijking van het informatiebeheer.

Lees ook Informatievisie en -strategie

In het huidige informatietijdperk zijn er steeds meer eisen voor hoe organisaties omgaan met informatie. De bijzondere positie die de overheid inneemt in de maatschappij stelt extra strenge eisen aan de manier waarop er met overheidsinformatie wordt omgegaan. Dat vertaalt zich naar wet- en regelgeving, beleidsregels en kwaliteitsnormen. Anders gezegd, er zijn allerlei spelregels waar het informatiebeheer van organisaties in de publieke en private sector aan moet voldoen.

Omdat wij de regels doorgronden kunnen we ze helpen toepassen, zodat er zowel doelmatig als rechtmatig kan worden gewerkt. Ook kunnen we toetsen in welke mate een organisatie al aan de eisen en normen voldoet. Daar waar verbetering nodig is stellen wij praktische verbeterplannen op en kunnen wij benodigde producten leveren. Denk aan: het uitvoeren van een audit of QuickScan op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), de NEN-normen en ISO-normen of zorgen dat uw organisatie voldoet aan de Archiefwet, AVG en WOB/WOO.

Lees ook Kwaliteitssysteem  | Wetten en normen  | Woo-scan 

Bij alles wat er binnen zowel publieke als private organisaties gebeurt speelt informatie een cruciale rol. Opvallend is dan dat bij het ontwerp van de bedrijfsprocessen niet altijd voldoende rekening wordt gehouden hoe er met de procesinformatie moet worden omgegaan. Wij hebben ruime ervaring met het inrichten van processen, in het bijzonder overheidsprocessen, én zijn bekend met de eisen die gesteld worden aan het informatiemanagement en –beheer. Deze kennis en expertise integreren we in onze aanpak. Hiermee zijn wij perfect toegerust om bij de organisatie passende processen in te richten.

We kunnen van dienst zijn bij een variatie aan onderwerpen binnen dit kennisgebied zoals het opstellen van een procesontwerp, het schrijven van een inrichtingsplan voor de informatieafdeling, interim-management of verandermanagement.

Lees ook Van analoog naar digitaal werken

Iedere organisatie maakt gebruik van een variatie aan applicaties en informatiesystemen. Zeker binnen de overheid heeft bijna iedere organisatie wel zaaksystemen, taaksystemen en samenwerkingsomgevingen. Voor het informatiebeheer is het essentieel dat duidelijk is welk systeem welke rol vervult. Als duidelijk is welk systeem waarvoor gebruikt wordt moeten de informatiesystemen vervolgens goed doordacht worden ingericht. Keuzes voor de juiste metadata is hierbij cruciaal omdat het helpt het overzicht te houden over informatie. Wij kunnen ondersteunen bij de inrichting van een nieuw systeem zodat rekening wordt gehouden met de kwaliteitseisen, het gekozen procesontwerp en de in de organisatie gedefinieerde rollen. Hierbij denken we ook aan de medewerker die met deze systemen zal gaan werken.

Voor vraagstukken op het gebied van informatie-architectuur, functioneel ontwerp of bijvoorbeeld de nieuwe metagegevens standaard van de overheid (MDTO) kun je bij ons terecht.

Lees ook Implementatie Microsoft 365 met Teams en SharePoint Online

Een goed ingericht informatiesysteem is belangrijk, maar daarmee alleen ben je er nog niet. Als de mensen die ermee moeten werken niet voldoende begrijpen hoe ze ermee moeten werken, is er nog steeds een grote kans dat er problemen ontstaan. Daarom hebben we ons gespecialiseerd in het implementeren van informatiesystemen in de gebruikersorganisatie. We doen dat door middel van training, communicatie en ondersteuning op de (digitale) werkvloer. Dat gaat bij ons verder dan een ‘knoppencursus’. We leggen uit waarom een systeem op een bepaalde manier is ingericht en waarom het belangrijk is dat daarbij behorende acties worden uitgevoerd door de gebruiker. We zorgen er daarmee voor dat een informatiesysteem daadwerkelijk wordt geadopteerd door de medewerkers voor een consistent gebruik op basis van duidelijke werkafspraken.

Lees ook Bewust omgaan met informatie

Als een informatiesysteem eenmaal is ingericht en in gebruik is genomen, dan moeten de functionaliteiten en de informatie worden beheerd. Veel daarvan kan verlopen via automatisch ingestelde regels -zeker als het systeem goed doordacht is ingericht- toch zal het nooit volledig automatisch zijn. Denk aan het toezien op uitzonderingen en het realiseren van continue verbetering van de beheerregels. En uiteraard de ondersteuning van de organisatie vanuit functioneel beheer. Daarbij kijken wij niet alleen naar functionaliteiten of het gebruik, maar richten wij ons ook op de kwaliteit van de informatie.

Het komt helaas vaak voor dat systemen niet zo doordacht zijn ingericht. Dit kan leiden tot een digitale chaos. Vanuit een goede analyse kunnen wij helpen bij het weer onder controle krijgen daarvan. Migratie van informatie uit oude informatiesystemen of vanaf netwerkschijven pakken wij planmatig aan met oog voor de waarde van de informatie. Wij kunnen vervolgens ook helpen met overbrenging naar een e-depot van de digitale informatie die hiervoor in aanmerking komt.

Lees ook Opruimen netwerkschijven

Informatiebeheer is natuurlijk niet nieuw. Dat bestaat al zolang er archieven zijn. Hoewel tegenwoordig de meeste aandacht uitgaat naar digitale data bestaan er ook nog vele kilometers analoog archief die beheerd moeten worden. Doxis heeft hier al meer dan honderd jaar ervaring mee en wij zijn hier dus zeer goed thuis in. We hebben in onze bestaansgeschiedenis al honderden kilometers archief bewerkt en doen dit nog steeds met veel plezier.

Een deel van het archief kan op termijn worden vernietigd, een deel moet blijvend – voor eeuwig dus- worden bewaard. Dergelijke archieven worden beheerd door de verschillende archiefdiensten die Nederland rijk is. Voordat zij het in beheer nemen moeten archiefstukken echter aan strenge voorwaarden voldoen. Hier kan Doxis bij helpen. Om analoog archief aan de gestelde voorwaarden te laten voldoen, wordt het ‘bewerkt’: we bepalen welke informatie blijvend bewaard gaat worden en welke niet, zorgen voor de materiële verzorging en stellen een toegang in de vorm van een inventaris op zodat de blijvend te bewaren informatie goed vindbaar is.

Lees ook Analoge archiefbewerking